همکاری برای یک شرکت بسیار مهم است زیرا تداوم فرآیندهای تجاری و اجرای موثر آنها را تضمین می کند. همچنین تعامل، حفظ و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد و نوآوری را تشویق می کند.

شیرپوینت یک پلتفرم پرکاربرد در سطح سازمانی است که علاوه بر مدیریت محتوا و پروژه، قابلیت های همکاری غنی را نیز ارائه می دهد.

مفهوم همکاری سازمانی

همکاری سازمانی اغلب به عنوان یک سیستم ارتباطی متشکل از تعدادی ابزار تعریف می شود که به کارکنان کمک می کند تا وظایف مشترک را در یک شرکت انجام دهند. با این حال، این رویکرد فاقد جامعیت است زیرا جنبه مفهومی همکاری را پوشش نمی دهد.

از نظر ما، همکاری سازمانی تنها در مورد ابزارهای دیجیتالی مانند اینترانت نیست، بلکه در مورد فرهنگ کل شرکت است که شامل رفتارها، فرآیندها، و روابط مشارکتی خاصی است. همکاری سازمانی مستلزم یک دیدگاه جامع و ساختارمند است که شامل تجزیه و تحلیل آن در سه سطح است:

سطح ساختاری (ساختارهای مشارکتی، نقش ها و مسئولیت های کارکنان).
سطح سیستمی (سیستم ها، فرآیندها و سیاست ها).
سطح تعاملی (ارتباطات کارکنان).

علاوه بر این، همکاری نباید با همکاری اشتباه گرفته شود، زیرا تفاوت قابل توجهی بین مفاهیم وجود دارد. کارمندان همکاری با دانش، مهارت و تجربه متفاوت ممکن است روی اهداف مشترک با هم کار کنند، اما درگیر بحث نباشند، و تمرکز همچنان بر اقدامات فردی هر یک از اعضای تیم خواهد بود. برعکس، با همکاری، تمرکز بر کار گروهی است که منجر به ایجاد چیز جدیدی می شود: ایده ها، محصولات و غیره.

چالش های همکاری سازمانی

ما چالش های اصلی همکاری سازمانی را به شرح زیر درک می کنیم:

فقدان یک استراتژی همکاری در سطح شرکت. همکاری مؤثر مستلزم آن است که هر کارمند یاد بگیرد که چگونه با هم کار کند. با این حال، مدیران ارشد اغلب همکاری سازمانی را نه به عنوان یک ارزش فرهنگی ضروری در سطح سازمان، بلکه به عنوان یک مهارت مورد نیاز گاهی اوقات، برای مثال، هنگام کار بر روی یک پروژه خاص، می بینند.

پشتیبانی ناکافی معمولاً چیزی به عنوان تشخیص نتایج همکاری در مشاغل بزرگ وجود ندارد. از آنجایی که تنها موفقیت یا عملکرد فردی مهم است، همکاری در سطح سازمانی تشویق نمی شود.

قطع ارتباط مردم همکاری با افزایش فاصله کاهش می‌یابد، و با رشد سازمان‌ها، مدیریت همکاری دشوار می‌شود، زیرا حجم کار گسترش می‌یابد و کارکنان در چندین بخش و حتی مکان‌های مختلف پراکنده می‌شوند. بخش ها و تیم های سازمانی از هم جدا می شوند و با یکدیگر ارتباط برقرار نمی کنند یا اطلاعاتی را به اشتراک نمی گذارند. در این مورد، به اشتراک گذاشتن مخزن سند، برای مثال، برای همکاری کارکنان کافی نیست.

قطع کردن ابزار. تیم‌ها یا بخش‌های مختلف در یک شرکت می‌توانند از ابزارهای همکاری متفاوتی استفاده کنند، که یافتن اطلاعات مورد نیاز برای انجام کار را برای کارمندان دشوارتر می‌کند. در نتیجه، بهره وری، اجرا و نوآوری در یک شرکت دچار مشکل می شود. به عنوان مثال، یک تیم مهندسی نمی تواند برای جزئیات قرارداد با مشتری در زمینه تولید تجهیزات به CRM دسترسی داشته باشد، در حالی که این ابزار اصلی برای یک تیم فروش است. همچنین، هنگامی که یک شرکت سعی می کند یک ابزار همکاری را معرفی کند، کارکنان می توانند از آن شکایت کنند و از آن استفاده نکنند. آنها می توانند از ابزارهای بسیار زیادی به طور همزمان استفاده کنند یا از ابزارهای تکراری برای وظایف مشابه استفاده کنند، که همچنین منجر به ناسازگاری ابزارهای همکاری در سراسر یک سازمان می شود.

شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری

همکاری سازمانی اغلب به شکل اینترانت، سیستم های مدیریت اسناد، سیستم های مدیریت پروژه و راه حل های دیگر است. شیرپوینت می تواند برای همکاری در سطح سازمانی کاملاً مناسب باشد زیرا به مهار چالش های همکاری هم در محل و هم در فضای ابری (به عنوان یک راه حل مستقل یا به عنوان بخشی از مجموعه آفیس 365) کمک می کند.

به طور کلی شیرپوینت به طور گسترده در شرکت ها استفاده می شود. بنابراین، نیازی به استفاده از نرم‌افزار جدید در حین ایجاد همکاری در یک شرکت نیست، که ارزان‌تر است و به پذیرش کاربر می‌افزاید. اما شیرپوینت چه چیزی را به عنوان یک پلتفرم همکاری ارائه می دهد؟

همکاری مبتنی بر شیرپوینت

اول از همه، شیرپوینت برای ایجاد همکاری در مقیاس کوچک و بزرگ مناسب است:

همکاری مبتنی بر تیم برای همکاری تیم محور، شیرپوینت ایجاد یک فضای کاری مجازی با دسترسی فقط تیمی را فراهم می کند. شیرپوینت هر عضو تیم را قادر می‌سازد تا یک پروژه ایجاد کند، تصمیم بگیرد چه کسی می‌تواند در آن شرکت کند و هر شرکت‌کننده چه دسترسی داشته باشد.
همکاری در سطح شرکت شیرپوینت می‌تواند از طریق ابزارهای مختلف مانند سیستم‌های مدیریت محتوا، از همکاری بین بخشی پشتیبانی کند. با این حال، هسته اصلی همکاری در سطح شرکت، اینترانت است که همه واحدهای شرکت را به هم متصل می کند و تمام اسناد، خط مشی ها، اخبار و غیره شرکت را ذخیره می کند. علاوه بر ارتباطات تجاری، اینترانت های شیرپوینت می توانند از زندگی شرکتی از طریق جوامع پشتیبانی کنند، که پیوندهای ضعیفی را ایجاد می کند که برای تقویت همکاری ارزشمند است. برای نمونه ای از چنین اینترانت، می توانید نسخه ی نمایشی تعاملی ما را بررسی کنید.

در زیر مروری بر نقاط قوت و ضعف شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری ارائه می دهیم.

فواید

دلایل متعددی وجود دارد که شیرپوینت را برای همکاری کارکنان خوب می کند:

مقرون به صرفه بودن استقرار ابر شیرپوینت آنلاین پیشنهاد می کند که شرکت ها باید هزینه اشتراک را به صورت ماهانه پرداخت کنند. برنامه های اشتراک برای شرکت ها از 8.00 دلار کاربر در ماه شروع می شود که برای شرکت های بزرگ کاملاً مقرون به صرفه است.
بدون کد نویسی شیرپوینت امکان ایجاد راه حل هایی برای همکاری بدون کدنویسی را فراهم می کند. کاربران فقط باید بلوک های ساختمانی مورد نیاز عملکرد را در شیرپوینت، مانند صفحات وب سفارشی یا قطعات وب، جمع آوری و به هم متصل کنند.
محیط یکپارچه شیرپوینت با سایر محصولات مایکروسافت سازگار است که یکی از دلایل اصلی محبوبیت آن است. علاوه بر این، پلت فرم به راحتی با نرم افزارهای شخص ثالث، از جمله سیستم های سازمانی (CRM، ERP، HR، و غیره) ادغام می شود، که همکاری سازمانی را تسهیل می کند.
تطبیق پذیری. شیرپوینت به یک شرکت اجازه می دهد تا تنها از ابزارهای مورد نیاز خود استفاده کند بدون اینکه آن را با نرم افزارهای غیر ضروری بارگذاری کند. بنابراین، شیرپوینت امکان ایجاد راه حلی را فراهم می کند که نیازهای همکاری مشاغل با هر اندازه یا دامنه ای را برآورده کند.
مدیریت مجوزها شیرپوینت مدیریت مجوزهای کاربر را با توجه به نقش آنها امکان پذیر می کند. این باعث می شود که همکاری به خوبی سازماندهی شود زیرا شیرپوینت تنظیم می کند که چه کسانی مجاز به دیدن، ویرایش، حذف و غیره اسناد و انجام اقدامات مختلف مانند تأیید هستند.
بهره وری بیشتر. شیرپوینت برای کارمندان فرصتی برای همکاری در هر مکانی فراهم می کند، به عنوان مثال، زمانی که از خانه کار می کنند یا در حین مسافرت تجاری، که باعث کاهش زمان توقف کارمندان می شود. این می تواند به میزان قابل توجهی زمان صرف شده برای انتظار برای اطلاعات و تصمیمات را کاهش دهد و به کارمندان کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند.
مدیریت پروژه پیشرفته شیرپوینت هماهنگی صاف همکاری مبتنی بر پروژه را ارائه می دهد. ذخیره سازی متمرکز تمام اسناد مرتبط با پروژه را در یک فضای کاری تضمین می کند. شیرپوینت امکان نگهداری تاریخچه نسخه برای اسناد و همچنین همکاری و اظهار نظر در زمان واقعی را فراهم می کند. بنابراین، دید کاملی را در پروژه ها ایجاد می کند و به دلیل عملکردهایی مانند وظایف نظارت، ضرب الاجل ها و غیره، همه چیز در مسیر درست قرار دارد.
گزارش دهی آسان شیرپوینت اجازه می دهد تا فعالیت های کاری کارکنان را ردیابی کند، از جمله دنباله حسابرسی از تمام فعالیت های کارکنان در محیط مشترک. این امکان تولید آسان و سریع گزارش های خودکار را بر اساس معیارهای مختلف مانند تعداد وظایف انجام شده در ماه فراهم می کند که به ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می کند.
همکاری در مقیاس بزرگ. شیرپوینت با ایجاد ارتباط بین کارکنان با شرکا و فروشندگان، همکاری را نه تنها در داخل سازمان، بلکه در خارج از آن نیز امکان پذیر می کند.

محدودیت ها

در کنار تمام مزایای شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم همکاری، چندین محدودیت مهم نیز دارد:

هزینه کل بالای استقرار در محل. اگرچه همکاری شیرپوینت مبتنی بر ابر کاملاً مقرون به صرفه است، استقرار در محل این پلتفرم می تواند راه حل همکاری را به دلیل هزینه های اضافی مختلف (اجرا، پیکربندی، نگهداری و موارد دیگر) گران کند.
برای پذیرش مناسب کاربر، آموزش لازم است. بر اساس گزارشی که اخیرا منتشر شده است، 58 درصد از کاربران شیرپوینت نشان می‌دهند که پذیرش پلتفرم توسط کاربران یک مشکل در سازمان آنهاست. در واقع، شیرپوینت شهودی نیست، و توسعه و مدیریت آموزش کاربران در پلتفرم زمانی که یک تیم فناوری اطلاعات به غنی‌سازی یا اصلاح عملکرد پلتفرم ادامه می‌دهد، چالش‌برانگیزتر می‌شود. بنابراین، حتی کارمندانی که از فناوری آگاه هستند، احتمالاً به آموزش نیاز دارند تا از راه حل شیرپوینت بیشترین بهره را ببرند، به خصوص اگر محیط شیرپوینت شرکتی بسیار سفارشی شده باشد.

وابستگی به آفیس 365. استفاده از شیرپوینت آنلاین به مجوز آفیس 365 برای هر کاربر نیاز دارد. اگر شرکتی قبلاً آفیس 365 داشته باشد، مشکلی نیست، اما برای شرکتی که ندارد، می تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص اگر صدها تا هزاران کارمند برای مجوز داشته باشند.
دسترسی پیچیده برای کاربران خارجی اگرچه شیرپوینت فرصتی برای به اشتراک گذاشتن داده ها با کاربران خارج از یک سازمان فراهم می کند، تجربه برای کاربران خارجی هر چیزی جز ساده است. به عنوان مثال، کاربران خارجی ممکن است هنگام تلاش برای دسترسی به سایت های شیرپوینت با چندین درخواست اعتبار و خطاهای دسترسی مواجه شوند.

چارچوب همکاری شیرپوینت

بیایید ببینیم که شیرپوینت چگونه در چارچوب همکاری سه سطحی سازمانی قرار می گیرد.

سطح ساختاری شیرپوینت از ساختارهای مشارکتی باز پشتیبانی می کند. به عنوان مثال، یک اینترانت مبتنی بر شیرپوینت یک محیط مشترک متمرکز ایجاد می کند که اعضای یک تیم و همچنین تیم های مختلف یا بخش های شرکت را به هم متصل می کند. شیرپوینت امکان همکاری در مورد کارهای خاص، پروژه ها و غیره را فراهم می کند. شیرپوینت همچنین از مدیریت نقش ها و مسئولیت های کارکنان پشتیبانی می کند. برای مثال، بر اساس اطلاعات موجود در نمایه‌ها، می‌توان به طور خودکار نقش‌هایی را در جریان کار به کارمندان اختصاص داد. همچنین، کارکنان با توجه به نقش و مسئولیت خود، مجوزهای مختلفی دریافت می کنند که فعالیت های آنها را در مورد اسناد (مشاهده، ویرایش، ایجاد و غیره) تعریف می کند.
سطح سیستمیک قابلیت شیرپوینت برای ادغام با سیستم های مختلف سازمانی، همکاری کارکنان را تسهیل می کند و به دلیل ایجاد یک منبع حقیقت واحد، کارایی آن را افزایش می دهد. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر شیرپوینت امکان استخراج خودکار داده ها از CRM را در هنگام ایجاد قرارداد فراهم می کند که تایپ مجدد و تکرار داده ها را حذف می کند.

همچنین هر تغییری که در سیستم مدیریت اسناد انجام می شود در CRM منعکس می شود و بالعکس. شیرپوینت همچنین می تواند دانش را با ایجاد پایگاه دانش متمرکز کند. با توجه به قابلیت ایجاد انواع مختلف گردش کار (افقی، عمودی، چند مرحله ای و غیره)، شیرپوینت می تواند از خودکارسازی هر نوع فرآیند مرتبط با سند، به عنوان مثال، بررسی قراردادها اطمینان حاصل کند.

در مورد خط‌مشی‌ها، اگر یک شرکت نیاز به رعایت مقررات فدرال یا ایالتی مانند SOX، HIPAA، GLBA و غیره داشته باشد، شیرپوینت ردیابی تمام فعالیت‌های کاربر در محیط دیجیتال شرکت را تضمین می‌کند. همچنین شیرپوینت از سیاست های حذف و حفظ اسناد پشتیبانی می کند. بنابراین، این امکان وجود دارد که برخی اسناد را به طور خودکار پس از مدت معینی که توسط مقررات انطباق الزامی است حذف شوند.
سطح تعاملی شیرپوینت ابزارهای متعددی را برای ارتباط مؤثر ارائه می دهد، از جمله چت زنده، وبلاگ ها، ویکی ها، و غیره. شیرپوینت همچنین از دریافت بازخورد از کارمندان از طریق نظرسنجی بر اساس لیست ها پشتیبانی می کند. بنابراین، کارمندان می‌توانند آزادانه در مورد پست‌های وبلاگ نظر بدهند، ایده‌ها را به اشتراک بگذارند، به یک خط‌مشی جدید، یک پروژه، یک رویداد شرکتی و غیره بازخورد بدهند. این به ایجاد یک فرهنگ سازمانی کمک می‌کند که در آن باز بودن، اشتراک‌گذاری و بحث در آن بسیار مهم است و صدای هر کارمند در آن مهم است. شنیده می شود. همه اینها باعث بهبود تعامل، انگیزه، اعتماد و وفاداری کارکنان، افزایش عملکرد و حتی نرخ حفظ آنها می شود.

اینترانت

با توجه به قابلیت سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری بالای پلت‌فرم، رایج‌ترین راه برای استفاده از شیرپوینت یک اینترانت کاملاً پیشرفته است که می‌تواند نسبت متفاوتی بین ویژگی‌های تجاری و اجتماعی داشته باشد.

سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی، اینترانت مبتنی بر شیرپوینت را به فضای همکاری قدرتمندی تبدیل می‌کند که می‌تواند تقریباً هر منبعی را که در یک مکان متمرکز قابل جستجو فکر می‌کنند در اختیار کاربران قرار دهد، از جمله:

یک صفحه فرود مارک دار.
ناوبری سفارشی
سیاست های شرکتی
پروفایل کارمندان
کنترل های دسترسی کاربر
برنامه ریزی پروژه و کار.
مدیریت جلسات.
دسترسی به موبایل
بخش های وب چند منظوره و افزونه ها.
ابزار های ارتباطی.
محتوای آموزشی.

سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد یکی دیگر از ابزارهای محبوب مبتنی بر شیرپوینت است که همکاری در اسناد را تسهیل می کند. این برنامه با مسائلی مانند ذخیره سازی بدون ساختار اسناد، جستجوی ناکارآمد، تکراری بودن اسناد، ناتوانی در ردیابی تغییرات و موارد دیگر مقابله می کند. عملکرد غنی شیرپوینت ذخیره ایمن و متمرکز اسناد و مدیریت ساده اسناد را مانند این مثال تضمین می کند. همچنین کاربران را قادر می‌سازد تا در طول چرخه عمر خود روی اسناد همکاری کنند: از ایجاد یک سند بر اساس یک الگو گرفته تا بایگانی یا اشتراک‌گذاری آن با سایر کاربران.

مهمترین قابلیت های مدیریت اسناد شیرپوینت عبارتند از:

نمایه سازی
جستجوی سازمانی
نسخه سازی
همکاری در زمان واقعی
گردش کار تایید
دنباله حسابرسی

پلتفرم eXo

این نرم افزار منبع باز و همکاری اجتماعی است که برای شرکت های بزرگ طراحی شده است. ویژگی هایی مانند شبکه اجتماعی، مدیریت محتوا، همکاری کارکنان و غیره را ارائه می دهد.

طرفداران. پلتفرم eXo با قابلیت‌های ادغام و سفارشی‌سازی گسترده، کاربری آسان و سازگار با موبایل است. این قابلیت مدیریت اسناد قدرتمند را ارائه می دهد. پلتفرم eXo از پست های اجتماعی داخلی، انجمن ها و ویکی ها پشتیبانی می کند.

منفی فاقد عملکرد گزارش و تجزیه و تحلیل است که در ارزیابی کارایی راه حل همکاری و شناسایی تنگناهای بالقوه در کار آن مهم است.

HyperOffice

HyperOffice یک مجموعه یکپارچه برای همکاری ارائه می دهد.

طرفداران. این یک راه حل غنی از ویژگی است که شامل عملکردهای زیر است: سرویس ایمیل، ادغام Outlook، تقویم، ناشر اینترانت/اکسترانت، مدیریت کار، مدیریت محتوا، همکاری در زمان واقعی (ویرایش همزمان)، کنترل نسخه و غیره.

منفی تسلط بر همه عملکردهای مجموعه به زمان نیاز دارد، بنابراین آموزش لازم است.

Box

در درجه اول بر عملکرد مدیریت اسناد تمرکز دارد. Box یک راه حل ابری است که امکان ذخیره، مدیریت و به اشتراک گذاری فایل ها را به راحتی و دسترسی به اسناد از هر کجا فراهم می کند.

طرفداران. جعبه دارای رابط کاربری بصری است. به اشتراک گذاری آسان فایل، امنیت قوی و سازگاری با موبایل ارائه می دهد.

منفی فاقد ویژگی های مهم همکاری مانند کنفرانس صوتی و تصویری، تقویم گروهی، مدیریت پروژه و وظایف است.

نتیجه

به نظر ما، همکاری موثر سازمانی با فرهنگ یک شرکت شروع می شود. ایده به اشتراک گذاری اطلاعات بین کارمندان، آپلود فایل هایی که روی آنها کار می کنند، اظهار نظر در مورد بهترین شیوه ها، حتی درگیر کردن افراد دیگر در پروژه هایشان برای همکاری بین تیمی باید در فرهنگ و استراتژی شرکت جا بیفتد.

مرحله بعدی تنظیم یک چارچوب همکاری با استفاده از پلت فرم و ابزارهای همکاری مناسب است. اگر شیرپوینت را به عنوان مثال در نظر بگیریم، تمام نیازهای یک سازمان برای همکاری موثر، از جمله ابزارهای ارتباطی، همکاری و مدیریت محتوا را دارد. به دلیل انعطاف پذیری، پلت فرم شیرپوینت می تواند مطابق با نیازهای همکاری شرکت تنظیم شود. همچنین، به دلیل ادغام دوستانه بودن، شیرپوینت یک پلت فرم مناسب برای همکاری تیمی و شرکتی است. به عنوان مثال، در قالب یک اینترانت، می تواند کارمندان بخش های مختلف را که از ابزارهای همکاری مختلف استفاده می کنند، به هم متصل کند.

پایان.

لینک منبع : https://www.scnsoft.com/blog/how-to-use-sharepoint-for-collaboration-at-the-enterprise-level