راه حل های مبتنی بر شیرپوینت نیازهای شرکت ها در مدیریت محتوا، ارتباطات و همکاری را پوشش می دهند، که باعث می شود کاربران اغلب فکر کنند که قابلیت های شیرپوینت نامحدود است. اما اگرچه این پلتفرم انعطاف‌پذیر است و قابلیت‌های سفارشی‌سازی غنی دارد، نمی‌تواند در همه چیز شماره یک باشد. در موارد دیگر، استفاده از شیرپوینت حتی پس از سفارشی‌سازی‌های گسترده غیرعملی باقی می‌ماند، زیرا این پلتفرم به راحتی با راه‌حل‌های تخصصی رقابت می‌کند.

در این مقاله، ما برنامه های تجاری را از نظر مناسب بودن شیرپوینت برای ساخت آن ها تحلیل می کنیم. ما این موارد استفاده را به سه گروه تقسیم کرده ایم: دوستانه، آزمایشی دوستانه و کاملاً غیر دوستانه برای شیرپوینت.

موارد استفاده مناسب شیرپوینت

عملکرد خارج از جعبه این پلتفرم به ندرت به اندازه ای است که بتوان راه حل های کارآمدی ارائه داد. برای پاسخگویی به اکثر نیازهای تجاری، شیرپوینت نیاز به پیکربندی یا سفارشی سازی دارد، اما نه تا حد زیادی. از جمله موارد استفاده عبارتند از:

سیستم های مدیریت اسناد (DMS)

این پلتفرم ایجاد آسان، ذخیره سازی ایمن، جستجوی سریع و بازیابی هر نوع سند، از جمله مدل های سه بعدی و فایل های با پسوندهای نادر (odt.، ods.، xlsb.، و غیره) را تضمین می کند. ویژگی هایی مانند جستجوی سازمانی، همکاری بلادرنگ و گردش کار خودکار به کسب و کارها کمک می کند بهره وری را افزایش دهند. ادغام با نرم افزار OCR و امضای الکترونیکی به پلت فرم اجازه می دهد تا از اتوماسیون کامل چرخه عمر سند از اسکن یک سند کاغذی تا امضا و بایگانی آن اطمینان حاصل کند. به صورت اختیاری، شیرپوینت می تواند با سیستم های سازمانی مانند CRM و ERP ادغام شود تا به سازمان کمک کند تداوم کسب و کار را حفظ کند و از تکرار اسناد در محیط دیجیتال جلوگیری کند.

اینترانت ها

این پلتفرم برای ایجاد راه‌حل‌های همکاری جذاب، با استفاده آسان و مؤثر با ابزارهای ارتباطی و بهره‌وری، نمایه‌های کارکنان، اخبار و سایر ویژگی‌ها مناسب است. شیرپوینت از طریق سایت های تیمی، فضاهای همکاری مجزا را برای واحدهای سازمان فراهم می کند. در آنجا، آنها می توانند روی پروژه ها کار کنند، فایل ها و دانش را به اشتراک بگذارند، جلسات را برنامه ریزی کنند، بحث ها را آغاز کنند و موارد دیگر. عملکرد اینترانت SharePoint Online به دلیل ادغام با برنامه های Office 365 مانند Teams، Yammer و غیره قابل گسترش است. شیرپوینت همچنین قابلیت های اجتماعی متعددی را برای اینترانت ها از جمله اجزای گیمیفیکیشن، جوامع و گالری های رسانه ای فراهم می کند که به افزایش تعامل و انگیزه کارکنان کمک می کند.

سیستم های مدیریت دانش (KMS)

شیرپوینت می تواند برای ایجاد یک پایگاه دانش ساده مبتنی بر ویکی یا یک راه حل قوی مدیریت دانش با ساختاری کاملاً تعریف شده که در آن چندین سایت و سایت فرعی به یک حوزه دانش خاص اختصاص داده شده اند، استفاده شود. این پلتفرم قابلیت جستجوی پیشرفته ای را ارائه می دهد که به کاربران امکان می دهد به راحتی محتوای خاصی را برای حل یک مشکل خاص پیدا کنند. شیرپوینت امکان جستجوی محتوا با نام فایل، کلمات کلیدی و ابرداده و همچنین رتبه بندی نتایج جستجو بر اساس ارتباط را فراهم می کند. هنگامی که این پلتفرم با هوش مصنوعی غنی شود، می‌تواند متن را از تصاویر و فایل‌های ویدیویی استخراج کند که باعث جستجوی آن‌ها می‌شود. در یک KMS مبتنی بر شیرپوینت، کاربران نه تنها می‌توانند محتوا را از طریق وبلاگ‌ها، کاتالوگ‌ها و کتابچه‌های راهنما ارائه یا مشاهده کنند، بلکه می‌توانند بحث‌ها را از طریق تابلوهای بحث، انجمن‌ها و اظهار نظر آغاز کنند.

مدیریت یادگیری

شیرپوینت برای ایجاد، ذخیره و ارائه محتوای آموزشی، از جمله تصاویر و ویدیوها، خوب است. مکانیسم هایی برای ارزیابی دانش مانند آزمون ها و آزمون ها و همچنین نظرسنجی هایی ارائه می دهد که به دریافت بازخورد از کارآموزان کمک می کند. شیرپوینت یک پلتفرم محبوب برای ریزترنینگ است، زیرا برای ایجاد محتوای آموزشی در اندازه ای مناسب است که افراد می توانند در حال حرکت با استفاده از دستگاه های تلفن همراه خود از آن یاد بگیرند.

مدیریت منابع انسانی

شیرپوینت به خودکارسازی فرآیندها و رویه‌های منابع انسانی، از جمله استخدام، عضویت، ثبت‌نام آموزش حرفه‌ای، معرفی خط‌مشی‌های شرکت و موارد دیگر کمک می‌کند. شیرپوینت فعالیت های اداری مختلف یک تیم منابع انسانی را تسهیل می کند، به عنوان مثال، برنامه ریزی و تایید تعطیلات، تایید قراردادهای کاری، مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت شیفت ها، ثبت مرخصی استعلاجی. همچنین شیرپوینت ابزارهایی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان، صدور گواهینامه و تجزیه و تحلیل شایستگی فراهم می کند.

موارد استفاده آزمایشی دوستانه

برای ایجاد راه حل های قوی شیرپوینت برای موارد استفاده زیر، به سفارشی سازی ها و ادغام های گسترده نیاز دارید.

مدیریت پروژه

در مورد مدیریت پروژه، شیرپوینت رقبای زیادی دارد. اما با این پلتفرم، می‌توانید از مجموعه Office 365 استفاده کنید که ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه مانند Planner، Project Online و To-Do را ارائه می‌دهد. و شیرپوینت خود چندین ویژگی مرتبط را ارائه می دهد:

لیست وظایف شیرپوینت این ابزار امکان ایجاد وظایف و نمایش آنها را در جدول زمانی پروژه فراهم می کند. همچنین کاربران را قادر می سازد تا وظایف را مدیریت کنند (به عنوان مثال، آنها را اختصاص دهند) و آنها را در نماهای مختلف مانند نمودار گانت ارائه دهند. سفارشی‌سازی به شما امکان می‌دهد چندین جدول زمانی را کنار هم قرار دهید و گزارش‌دهی را فعال کنید، که یک ویژگی ضروری برای پروژه‌های بزرگ است.

سایت پروژه شیرپوینت. یک سایت پروژه به کاربران اجازه می دهد تا ارتباط برقرار کنند، در اسناد همکاری کنند، اخبار ارسال کنند و موارد دیگر. همچنین تقویم های تیمی، مخزن اسناد پروژه و بخش های وب ردیابی وظایف را فراهم می کند.

تهیه بلیط

با سفارشی سازی جزئی، شیرپوینت امکان ایجاد فرم های درخواست، پیوست کردن فایل ها و امضاها به بلیط، برچسب گذاری کارکنان، اولویت بندی بلیط ها و موارد دیگر را فراهم می کند. چنین عملکردی برای تهیه بلیط اولیه، به عنوان مثال، سفارش لوازم اداری کافی است. با سفارشی‌سازی عمیق، این پلتفرم می‌تواند به کاربران امکان ادغام، گروه‌بندی، تخصیص مجدد و ارسال بلیط‌ها، ایجاد خودکار اعلان‌های مربوط به بلیط‌های جدید، تغییرات در آنها، نقض SLA و موارد دیگر را بدهد. صنایع تحت نظارت مانند مراقبت های بهداشتی و مالی که امنیت داده ها را در اولویت قرار می دهند، معمولاً چنین ویژگی های پیشرفته بلیط فروشی را انتخاب می کنند.

موارد استفاده غیر دوستانه شیرپوینت

این گروه موارد استفاده‌ای را که برای پلتفرم بسیار پیچیده هستند، بدون سفارشی‌سازی‌های عظیم، متحد می‌کند، و راه‌حل‌های تخصصی همچنان در این شرایط بسیار بهتر عمل می‌کنند.

مدیریت محتوای وب سایت

شیرپوینت UI برای ایجاد وب سایت های عمومی مناسب نیست. کاربر پسند نیست و نیاز به کار توسعه زیادی دارد. و اگرچه نمونه‌های موفقی از وب‌سایت‌های مبتنی بر شیرپوینت وجود دارد، اما آنها معمولاً متعلق به شرکت‌های بزرگ با بودجه‌های کلان و استفاده داخلی گسترده از پلتفرم هستند. این مورد به قدری محبوب نیست که مایکروسافت حتی پشتیبانی از وب سایت های SharePoint را در فضای ابری خاتمه داد. با این حال، ممکن است وضعیت در آینده تغییر کند. در سال جاری اعلام شد، سایت های شیرپوینت هوم از منطق وب سایت های عمومی پیروی می کنند. همراه با تجربه کاربری مدرن، آنها می توانند به بازگشت توسعه وب سایت شیرپوینت کمک کنند.

سیستم های سازمانی

شیرپوینت فاقد عملکرد مرتبط برای ایجاد یک سیستم سازمانی موفق مانند CRM یا ERP است. به عنوان مثال، شیرپوینت در مقایسه با Microsoft Dynamics 365 که برای CRM و همچنین برای ERP حیاتی است، نمی‌تواند بین داده‌های مختلف (یک به یک، یک به بسیاری، و بسیاری به بسیاری) خارج از جعبه ارتباط ایجاد کند. برای مطابقت با الزامات سیستم های سازمانی، راه حل های مبتنی بر شیرپوینت نیاز به سفارشی سازی پیچیده، طولانی و پرهزینه دارند. و منطقی نیست زیرا بسیاری از راه حل های تخصصی مبتنی بر ابر وجود دارد که ارزان و پیاده سازی آسان تر هستند. علاوه بر این، راه‌حل‌های شیرپوینت بسیار سفارشی‌شده نیاز به تنظیم و پشتیبانی مداوم پس از استقرار دارند که هزینه‌های اضافی را نیز متحمل می‌شود.

پایان .

لینک منبع : https://www.scnsoft.com/blog/sharepoint-capabilities