در سال 2020، درصد شرکت هایی که به کار از راه دور روی می آورند به شدت افزایش یافته است. این امر باعث می شود که کسب و کارها برای سازماندهی همکاری بین کارکنان و همچنین با مشتریان و شرکا به پیاده سازی اینترانت و اکسترانت روی بیاورند. به عنوان مثال، 70 درصد از شرکت ها یک اینترانت را برای کارمندان خود ارزشمند یا بسیار ارزشمند می دانند، در حالی که اکسترانت ها به طور گسترده در بین جامعه B2B مورد استفاده قرار می گیرند.

اینترانت چیست؟

به گفته گارتنر، یک اینترانت از تکنیک‌های مشابه اینترنت استفاده می‌کند، اما فقط کارمندان یک شرکت می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. اینترانت ها ویژگی هایی را برای رسیدگی به ارتباطات داخلی و همکاری، مدیریت پروژه و وظایف ارائه می دهند. به عنوان مثال، در یک اینترانت، کارمندان می توانند آخرین به روز رسانی های پروژه و اخبار مهم تجاری را دنبال کنند.

اینترانت به طور گسترده ای در onboarding استفاده می شود. به عنوان مثال، آنها می‌توانند ابزارهای آموزشی چندرسانه‌ای برای یادگیری مقدماتی و ابزارهای همکاری برای استخدام‌کنندگان جدید و معلمان آنها فراهم کنند.

عملکرد کلیدی اینترانت شامل موارد زیر است:

مدیریت اطلاعات کارکنان کارمندان می‌توانند نمایه‌های خود را ویرایش کنند که حاوی اطلاعات شخصی (به عنوان مثال، نام، آدرس، مخاطبین) و اطلاعات مربوط به کار (مانند موقعیت، بخش، مدارک تحصیلی) باشد.
مدیریت محتوا. اینترانت ها نه تنها به عنوان منبع اطلاعات عمل می کنند، بلکه به کاربران اجازه می دهند تا محتوای دیجیتالی مختلف (مانند اسناد، اخبار، راهنماها، خط مشی ها) را ایجاد، اصلاح و منتشر کنند.
مدیریت پروژه و وظایف. تیم های پروژه می توانند از اینترانت برای ردیابی پروژه و وظایف، از جمله پیشرفت، ضرب الاجل، اسناد و بحث های مرتبط و موارد دیگر استفاده کنند.

همکاری و ارتباط کارکنان. اینترانت ها سایت های بخش و تیم را برای همکاری موثر در پروژه ها، وظایف و اسناد و همچنین ابزارهای ارتباطی (مانند پیام های فوری و کنفرانس ویدیویی) ارائه می دهند.
مدیریت دانش. کاربران اینترانت می توانند دانش شرکت را پردازش، ذخیره، بهبود بخشند، به راحتی در دسترس قرار دهند و به طور فعال دوباره از آن استفاده کنند.

مدیریت یادگیری اینترانت ها ایجاد، برنامه ریزی و ارائه آموزش ها به کارکنان از جمله ارزیابی دانش و صدور گواهینامه را فراهم می کنند. همچنین، کارمندان می توانند از طریق اینترانت در یک دوره آموزشی مرتبط ثبت نام کنند.
سلف سرویس کارمند. کارمندان می توانند درخواست های مختلفی (مانند تعطیلات، تعمیر و نگهداری تجهیزات، آموزش) را از طریق یک اینترانت ارسال کنند و برآورده شدن آنها را پیگیری کنند.

ویژگی های اجتماعی این ویژگی های اینترانت به بهبود تعامل و انگیزه کارکنان کمک می کند. آنها شامل ادغام با رسانه‌های اجتماعی، انجمن‌ها، وبلاگ‌ها، ذکرها، نظرات، لایک‌ها، نظرسنجی‌ها، جوامع و ویژگی‌های گیمیفیکیشن مانند نشان‌ها، امتیازها و تابلوهای امتیازات می‌شوند.

اکسترانت چیست؟

شبکه های خارجی سازمان ها را با تامین کنندگان، مشتریان، شرکای تجاری یا سایر اشخاص ثالث مرتبط می کند. آنها به مشارکت دادن شرکت‌کنندگان خارجی در فرآیندهای کسب‌وکار داخلی کمک می‌کنند، به‌عنوان مثال، برای ساده‌سازی عملیات تدارکات و پشتیبانی از زنجیره تامین بلادرنگ.

عملکرد کلیدی یک اکسترانت شامل موارد زیر است:

همکاری با شرکا. این ویژگی ها شامل مدیریت پیشنهاد، ارزیابی فروشنده و گردش کار تایید، و موارد دیگر (برای پورتال های فروشنده) است.
ارتباط با مشتریان و سلف سرویس مشتری. مشتریان می‌توانند درخواست‌های خدمات را ارسال کنند و حل آنها را پیگیری کنند، پاسخ سؤالات خود را در مورد محصول یا خدمات شما در پایگاه دانش بیابند، ایده‌ها و نظرات خود را در مورد برند شما از طریق تابلوهای بحث تبادل نظر کنند.

مزایای استفاده از اینترانت

ارتباط و همکاری کارآمد کارکنان. ویژگی هایی مانند چت، تابلوهای بحث، همکاری بلادرنگ روی اسناد و موارد دیگر به کارمندان شما اجازه می دهد حتی اگر از راه دور کار می کنند در تماس باشند.
مدیریت پروژه تسهیل شده تیم های پروژه می توانند از طریق یک اینترانت، ایجاد، تغییر دهند و اعضای خود را در مورد به روز رسانی وظایف مطلع کنند. و مدیران پروژه می توانند پیشرفت پروژه را پیگیری کرده و عملکرد تیم را ارزیابی کنند.
افزایش بهره وری کارکنان. استفاده از یک فضای کاری دیجیتال باعث صرفه جویی در زمان و تلاش می شود و در غیر این صورت صرف جابه جایی بین ابزارهای متفاوت (مانند ایمیل، برنامه های ویدئو کنفرانس، پیام رسان ها، نرم افزار مدیریت پروژه) می شود که به بهبود بهره وری کارکنان کمک می کند.

مزایای استفاده از اکسترانت

تسهیل مدیریت فرآیند کسب و کار اکسترانت ها امکان خودکارسازی فرآیندهایی مانند ارزیابی و تأیید فروشنده، قرار دادن سفارش، صورتحساب و موارد دیگر را فراهم می کنند. علاوه بر این، مشتریان و شرکای شما به اطلاعاتی که می‌خواهید با آنها به اشتراک بگذارید، بدون تماس یا ارسال ایمیل به شما دسترسی پیدا می‌کنند.
ایمنی داده های شرکتی و شخصی یک اکسترانت روشی امن‌تر برای تبادل داده‌ها نسبت به ایمیل است، زیرا کنترل دسترسی دقیق، احراز هویت چندعاملی، رمزگذاری داده‌ها در حالت استراحت و در حال انتقال، پیگیری حسابرسی و سایر اقدامات امنیتی را ارائه می‌دهد.
دید بهبود یافته در عملیات تجاری. با یک اکسترانت، می‌توانید هر اقدامی را که مثلاً در حین انجام سفارش انجام می‌شود، و همچنین افرادی که آنها را انجام داده‌اند، مشاهده کنید. این امر کل فرآیند را قابل ردیابی می کند و کنترل کیفیت را افزایش می دهد.

اینترانت در مقابل اکسترانت

اینترانت می تواند راه حل مناسبی برای ایجاد یک محیط کار دیجیتالی امن برای کارمندان شما باشد، انگیزه کارکنان را افزایش دهد و حس اجتماعی را تقویت کند.

یک اکسترانت به نوبه خود می تواند همکاری از راه دور با مشتریان، فروشندگان و شرکای شما را فعال کند و از طریق اتوماسیون و ایجاد دید کامل در فرآیند همکاری، در زمان و تلاش همه طرفین صرفه جویی کند.

پایان .

لینک منبع :‌ https://www.scnsoft.com/blog/intranet-vs-extranet